Visão Geral dos Processos de Compras

Resposta Rápida: O que é o processo de compras?

O processo de compras (procurement) é o método estratégico, passo a passo, que uma empresa usa para adquirir os bens e serviços de que precisa para operar. O processo geralmente envolve 7 etapas principais: 1) Identificação da Necessidade, 2) Seleção de Fornecedores, 3) Negociação de Contrato, 4) Criação de uma Ordem de Compra (OC), 5) Recebimento e Inspeção dos Bens, 6) Processamento do Pagamento e 7) Gestão do Relacionamento com o Fornecedor. Um processo bem gerenciado garante que a empresa obtenha o melhor valor sem sacrificar a qualidade.

O que é o Processo de Compras?

O processo de compras (procurement), às vezes chamado de ciclo de compras, é a jornada formal de encontrar, adquirir e pagar por bens ou serviços de uma fonte externa. É muito mais do que apenas o ato de comprar (purchasing). Enquanto purchasing é o simples ato de adquirir, procurement é todo o processo estratégico que acontece antes, durante e depois da compra para garantir que as necessidades da empresa sejam atendidas de forma eficiente e com o melhor custo-benefício.

As 7 Etapas do Processo de Compras

Vamos percorrer as 7 etapas principais usando um exemplo simples e consistente: um escritório que precisa comprar 100 novos laptops.

Etapa 1: Identificar a Necessidade

O processo começa quando um departamento reconhece uma necessidade. Essa necessidade é formalizada em um documento, muitas vezes chamado de requisição de compra.

• Exemplo: O departamento de TI determina que 100 funcionários precisam de novos laptops. Eles criam uma requisição especificando as especificações técnicas necessárias (ex: velocidade do processador, RAM, tamanho da tela) e a data de entrega desejada.

Etapa 2: Pesquisar e Selecionar Fornecedores

Uma vez definida a necessidade, a equipe de compras pesquisa, avalia e seleciona o melhor fornecedor possível.

• Exemplo: A equipe de compras identifica três potenciais fornecedores de laptops. Eles os avaliam com base em critérios como custo (preço por laptop), qualidade (avaliações do produto e confiabilidade), velocidade de entrega e as práticas éticas do fornecedor.

Etapa 3: Negociar e Criar um Contrato

Após selecionar o melhor fornecedor, a equipe negocia os termos para obter o melhor valor e cria um contrato formal.

• Exemplo: A equipe negocia com o fornecedor escolhido e acorda um preço de $900 por laptop (um desconto de 10% por volume), um prazo de pagamento de 30 dias e uma data de entrega garantida. Esses termos são formalizados em um contrato assinado.

Etapa 4: Criar uma Ordem de Compra (OC)

A Ordem de Compra (OC) é um documento com validade legal enviado ao fornecedor para oficializar o pedido.

• Exemplo: A equipe de compras envia uma OC ao fornecedor para "100 unidades do Laptop Modelo X a $900/unidade", referenciando o número do contrato. Isso autoriza o fornecedor a enviar os produtos.

Etapa 5: Receber e Inspecionar os Bens

Quando os produtos chegam, eles são recebidos e inspecionados para garantir que correspondem à OC e atendem aos padrões de qualidade exigidos.

• Exemplo: Os 100 laptops chegam ao escritório. O departamento de recebimento verifica se a entrega contém o modelo e a quantidade corretos e inspeciona uma amostra dos laptops para garantir que não estão danificados.

Etapa 6: Processar a Fatura e o Pagamento

Assim que os bens são aprovados, a fatura (nota fiscal) do fornecedor é verificada em relação à OC e ao comprovante de recebimento (um "3-way match" ou "tripla conciliação"). Se tudo estiver alinhado, a fatura é aprovada e o pagamento é processado.

• Exemplo: O departamento de contabilidade confirma que a fatura de $90.000 está correta e processa o pagamento ao fornecedor dentro do prazo de 30 dias acordado.

Etapa 7: Manter Registros e Gerenciar o Relacionamento

A etapa final envolve o armazenamento de todos os registros da transação para fins de auditoria e a gestão do relacionamento contínuo com o fornecedor.

• Exemplo: Todos os documentos (contrato, OC, fatura) são salvos. A equipe de compras monitora o desempenho do fornecedor. Se a entrega foi pontual e a qualidade foi excelente, eles estarão mais propensos a usar este fornecedor para necessidades futuras.

Quais são os Diferentes Tipos de Compras?

• Compras Diretas: Aquisição de bens que são usados diretamente para criar um produto final (ex: uma montadora de carros comprando aço e pneus).

• Compras Indiretas: Aquisição de bens e serviços necessários para as operações do dia a dia, mas que não fazem parte do produto final (ex: material de escritório, serviços de limpeza).

• Compras Estratégicas: Uma abordagem de longo prazo e visão ampla, focada em alinhar as compras com os objetivos da empresa, como construir parcerias com fornecedores e analisar tendências de mercado.

• Compras Táticas: As atividades transacionais do dia a dia de compra de bens para atender às necessidades imediatas.

Perguntas Frequentes (FAQ)

P1: Qual é a diferença entre procurement (compras estratégicas) e purchasing (ato de comprar)?

Purchasing (ato de comprar) é o simples ato de adquirir algo (fazer um pedido e efetuar um pagamento). Procurement (compras) é o processo estratégico completo, que inclui identificar necessidades, avaliar fornecedores e negociar contratos antes da compra, e gerenciar o relacionamento depois. O purchasing é apenas uma etapa dentro do processo de procurement.

P2: O que é uma "requisição de compra"?

Uma requisição de compra é um documento interno usado por um funcionário para solicitar la compra de um bem ou serviço. É o ponto de partida oficial do processo de compras. Ela deve ser aprovada antes que a equipe de compras possa criar uma Ordem de Compra (OC) formal para enviar a um fornecedor.

P3: O que é "e-procurement"?

E-procurement refere-se ao uso de softwares e plataformas digitais para gerenciar o processo de compras. Essa tecnologia automatiza tarefas como a emissão de ordens de compra, o processamento de faturas e o gerenciamento de informações de fornecedores, o que aumenta a eficiência e reduz erros.