Como Identificar Potenciais Fornecedores e Agências

Resposta Rápida: Como encontrar fornecedores e agências de marketing?

Encontrar o parceiro de marketing certo é um processo estratégico que envolve 5 passos principais: 1) Definir Claramente Suas Necessidades criando um briefing detalhado, 2) Realizar Pesquisas para criar uma "lista longa" de parceiros potenciais, 3) Emitir uma RFP para reduzir a seleção a uma "lista restrita" (shortlist), 4) Avaliar Profundamente a Lista Restrita verificando portfólios e referências, e 5) Selecionar o Vencedor e negociar um contrato final. Esta abordagem estruturada garante que você escolha um parceiro que entregue o melhor valor, não apenas o menor preço.

Primeiro, Qual é a Diferença Entre um Fornecedor e uma Agência?

Antes de iniciar sua busca, é importante entender a distinção entre um fornecedor e uma agência no contexto de marketing.

Fornecedores:

Papel: Fornecem os bens tangíveis ou ferramentas específicas necessárias para o marketing.

Exemplos: Gráficas (para brochuras), fornecedores de brindes promocionais, provedores de software de e-mail marketing (ex: Mailchimp).

Agências:

Papel: Fornecem serviços estratégicos e criativos. Elas são as especialistas que executam as campanhas de marketing.

Exemplos: Agências de publicidade criativas, agências de marketing digital (para SEO/PPC), empresas de relações públicas (RP), empresas de gestão de eventos.

Este guia ajudará você a encontrar o parceiro certo, seja um fornecedor de bens ou uma agência de serviços.

Um Guia de 5 Passos para Encontrar o Parceiro Perfeito

Vamos percorrer os 5 passos principais usando um exemplo simples e consistente: uma empresa que procura uma agência de produção de vídeo para criar um novo vídeo de marca.

Passo 1: Defina Claramente Suas Necessidades (Crie um Briefing)

Você не pode encontrar o parceiro certo se não sabe o que está procurando. O primeiro passo é criar um documento interno detalhado, muitas vezes chamado de briefing criativo ou declaração de requisitos.

• Exemplo: A equipe de marketing cria um briefing especificando sua necessidade de um vídeo de marca de 2 minutos. O briefing descreve o público-alvo (jovens profissionais), a mensagem principal (inovação e sustentabilidade), os entregáveis necessários (um vídeo principal, três cortes mais curtos para mídias sociais), o orçamento ($ 50.000) e o prazo (a ser concluído no Q4).

Passo 2: Realize Pesquisas e Crie uma "Lista Longa"

Assim que souber do que precisa, comece a pesquisar parceiros potenciais para criar uma "lista longa" inicial de candidatos.

• Principais Métodos de Pesquisa:

  • Use Sua Rede: Peça recomendações a colegas e parceiros do setor.

  • Explore Online: Use o LinkedIn, diretórios específicos do setor e mecanismos de busca para encontrar agências. Olhe seus sites e trabalhos recentes.

  • Participe de Eventos do Setor: Feiras e conferências são excelentes lugares para conhecer parceiros em potencial.1

• Exemplo: A equipe usa esses métodos para criar uma lista longa de 10 agências de produção de vídeo promissoras que parecem ter o estilo criativo e a experiência adequados.

Passo 3: Emita uma RFP para Criar uma "Lista Restrita"

Para comparar formalmente seus candidatos da lista longa, você envia a eles uma Solicitação de Proposta (RFP). Este documento contém seu briefing e pede às agências que enviem uma proposta detalhando sua abordagem criativa, equipe, cronograma e custos detalhados.

• Exemplo: A equipe envia a RFP para as 10 agências. Com base na qualidade das ideias criativas e nos orçamentos propostos nas propostas que recebem, eles reduzem a seleção para uma lista restrita (shortlist) das 3 melhores agências.

Passo 4: Avalie Profundamente a Lista Restrita

É aqui que você realiza sua due diligence (diligência prévia) sobre os finalistas. Isso envolve mais do que apenas ler a proposta deles.

• Principais Ações de Avaliação:

  • Analise os Portfólios em Detalhes: Veja os trabalhos anteriores deles. Têm alta qualidade? Fizeram projetos semelhantes?

  • Verifique as Referências: Ligue para clientes anteriores deles e pergunte sobre a experiência. Eles cumpriram o prazo? E o orçamento? Foram colaborativos?

  • Conheça a Equipe: Realize uma reunião de "pitch" (apresentação) (presencial ou virtual) para conhecer a equipe que realmente trabalharia em seu projeto. Existe um bom encaixe cultural e uma forte conexão criativa?

• Exemplo: A equipe realiza reuniões de pitch com as 3 agências da lista restrita, analisa seus showreels (portfólios em vídeo) e liga para duas referências de cada agência.

Passo 5: Selecione o Vencedor e Negocie o Contrato

Após avaliar a lista restrita, você seleciona o parceiro vencedor. O passo final é negociar um contrato e um Escopo de Trabalho (SOW) detalhado que descreva claramente todos os entregáveis, cronogramas e condições de pagamento.

• Exemplo: A equipe seleciona a agência que teve a ideia criativa mais convincente e uma equipe forte e colaborativa. O departamento de compras (procurement) então negocia o contrato final e o projeto é iniciado.

Perguntas Frequentes (FAQ)

P1: O que é uma RFI (Solicitação de Informações) e como ela difere de uma RFP?

R: Uma RFI é um documento menos formal usado antes de uma RFP, quando você tem uma lista muito longa de fornecedores potenciais. Seu objetivo é coletar informações gerais para ajudá-lo a criar uma lista longa mais qualificada. Uma RFP é uma solicitação mais formal e detalhada enviada a uma lista restrita de fornecedores para obter uma proposta específica para um projeto específico.

P2: Quais são os maiores erros a evitar ao escolher uma agência?

R: Dois dos maiores erros são: 1) Focar apenas no menor preço em vez do melhor valor geral (criatividade, qualidade e serviço), e 2) Não verificar as referências, o que pode levar à parceria com uma agência que tem um histórico de perder prazos ou ser difícil de trabalhar.

P3: Esse processo funciona para compras menores?

R: Para compras menores e menos críticas (por exemplo, comprar canetas promocionais padrão), um processo completo de 5 etapas não é necessário. Um processo simplificado de obter 2-3 cotações de fornecedores pré-aprovados costuma ser suficiente. Este processo detalhado é melhor reservado para projetos de sourcing estratégicos, de alto valor ou de alto risco.