Los Procesos de Procura

Respuesta Rápida: ¿Qué es el proceso de procura?

El proceso de procura es el método estratégico y paso a paso que una empresa utiliza para adquirir los bienes y servicios que necesita para operar. El proceso típicamente involucra 7 pasos clave: 1) Identificar la Necesidad, 2) Seleccionar Proveedores, 3) Negociar un Contrato, 4) Crear una Orden de Compra (OC), 5) Recibir e Inspeccionar los Bienes, 6) Procesar el Pago y 7) Gestionar la Relación con el Proveedor. Un proceso bien gestionado asegura que una empresa obtenga el mejor valor sin sacrificar la calidad.

¿Qué es el Proceso de Procura?

El proceso de procura, a veces llamado el ciclo de procura, es el recorrido formal para encontrar, adquirir y pagar por bienes o servicios de una fuente externa. Es mucho más que simplemente "comprar". Mientras que la compra es el simple acto de adquirir algo, la procura es todo el proceso estratégico que ocurre antes, durante y después de la compra para asegurar que las necesidades de la empresa se satisfagan de manera eficiente y rentable.

Los 7 Pasos del Proceso de Procura

Vamos a recorrer los 7 pasos clave usando un ejemplo simple y consistente: una oficina que necesita comprar 100 laptops nuevas.

Paso 1: Identificar la Necesidad

El proceso comienza cuando un departamento reconoce una necesidad. Esta necesidad se formaliza en un documento, a menudo llamado solicitud de compra.

• Ejemplo: El departamento de TI determina que 100 empleados necesitan laptops nuevas. Crean una solicitud especificando las características técnicas requeridas (ej., velocidad del procesador, RAM, tamaño de la pantalla) y la fecha de entrega deseada.

Paso 2: Investigar y Seleccionar Proveedores

Una vez definida la necesidad, el equipo de procura investiga, evalúa y selecciona al mejor proveedor posible.

• Ejemplo: El equipo de procura identifica tres proveedores potenciales de laptops. Los evalúan basándose en criterios como el costo (precio por laptop), la calidad (reseñas de productos y confiabilidad), la velocidad de entrega y las prácticas éticas del proveedor.

Paso 3: Negociar y Crear un Contrato

Después de seleccionar al mejor proveedor, el equipo negocia los términos para obtener el mejor valor y crea un contrato formal.

• Ejemplo: El equipo negocia con el proveedor elegido y acuerda un precio de $900 USD por laptop (un 10% de descuento por volumen), un plazo de pago de 30 días y una fecha de entrega garantizada. Estos términos se formalizan en un contrato firmado.

Paso 4: Crear una Orden de Compra (OC)

La Orden de Compra (OC) es un documento legalmente vinculante que se envía al proveedor para realizar oficialmente el pedido.

• Ejemplo: El equipo de procura envía una OC al proveedor por "100 unidades del Modelo de Laptop X a $900 USD/unidad", haciendo referencia al número de contrato. Esto autoriza al proveedor a despachar la mercancía.

Paso 5: Recibir e Inspeccionar los Bienes

Cuando llegan los bienes, se reciben e inspeccionan para asegurar que coincidan con la OC y cumplan con los estándares de calidad requeridos.

• Ejemplo: Las 100 laptops llegan a la oficina. El departamento de recepción verifica que la entrega contenga el modelo y la cantidad correctos e inspecciona una muestra de las laptops para asegurarse de que no estén dañadas.

Paso 6: Procesar la Factura y el Pago

Una vez que se aprueban los bienes, se verifica la factura del proveedor contra la OC y el comprobante de entrega (una "conciliación de tres vías"). Si todo coincide, se aprueba la factura y se procesa el pago.

• Ejemplo: El departamento de contabilidad confirma que la factura por $90,000 USD es correcta y procesa el pago al proveedor dentro del plazo acordado de 30 días.

Paso 7: Mantener Registros y Gestionar la Relación

El paso final implica archivar todos los registros de la transacción para fines de auditoría y gestionar la relación continua con el proveedor.

• Ejemplo: Se guardan todos los documentos (contrato, OC, factura). El equipo de procura monitorea el desempeño del proveedor. Si la entrega fue a tiempo y la calidad fue excelente, es más probable que utilicen a este proveedor para futuras necesidades.

¿Cuáles son los Diferentes Tipos de Procura?

• Procura Directa: Adquirir bienes que se utilizan directamente para crear un producto final (ej., un fabricante de automóviles que compra acero y neumáticos).

• Procura Indirecta: Adquirir bienes y servicios necesarios para las operaciones diarias pero que no forman parte del producto final (ej., suministros de oficina, servicios de limpieza).

• Procura Estratégica: Un enfoque a largo plazo y de visión general centrado en alinear la procura con los objetivos de la empresa, como construir alianzas con proveedores y analizar las tendencias del mercado.

• Procura Táctica: Las actividades transaccionales del día a día de comprar bienes para satisfacer necesidades inmediatas.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P1: ¿Cuál es la diferencia entre procura y compra?

La compra es el acto único de adquirir algo (hacer un pedido y realizar un pago). La procura es todo el proceso estratégico, que incluye identificar necesidades, evaluar proveedores y negociar contratos antes de la compra, y gestionar la relación después. La compra es solo un paso en el proceso de procura.

P2: ¿Qué es una "solicitud de compra"?

Una solicitud de compra es un documento interno utilizado por un empleado para solicitar la compra de un bien o servicio. Es el punto de partida oficial del proceso de procura. Debe ser aprobada antes de que el equipo de procura pueda crear una Orden de Compra (OC) formal para enviar a un proveedor.

P3: ¿Qué es la "procura electrónica" (e-procurement)?

La procura electrónica se refiere al uso de software y plataformas digitales para gestionar el proceso de procura. Esta tecnología automatiza tareas como la emisión de órdenes de compra, el procesamiento de facturas y la gestión de la información de los proveedores, lo que aumenta la eficiencia y reduce los errores.