Importancia de la Procura en la Cadena de Suministro.

Respuesta Rápida: ¿Cuál es el rol de procura en una cadena de suministro?

Procura es el motor estratégico de una cadena de suministro, responsable de buscar y adquirir todos los bienes y servicios que una empresa necesita para operar. Su rol va mucho más allá de la simple compra. Las 5 funciones clave de la procura son: 1) Gestión de Costos, 2) Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM), 3) Control de Calidad, 4) Gestión de Riesgos y 5) Promoción de la Sostenibilidad. Un departamento de procura bien gestionado asegura que la cadena de suministro sea rentable, resiliente y de alta calidad.

¿Qué es Procura en una Cadena de Suministro?

Procura es el proceso formal y estratégico de encontrar, seleccionar y adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa. Es crucial distinguirla de la "compra":

• Compra (Purchasing) es el acto transaccional de adquirir algo. Implica realizar un pedido, recibir los bienes y pagar la factura.

• Procura (Procurement) es todo el proceso de principio a fin que incluye actividades estratégicas antes de la compra (como análisis de mercado y evaluación de proveedores) y después de la compra (como gestión del desempeño y construcción de relaciones).

En una cadena de suministro, la procura actúa como el eslabón crítico entre las necesidades internas de una empresa y sus proveedores externos, asegurando un flujo fluido y eficiente de los recursos necesarios.

Las 5 Funciones Clave de Procura en la Cadena de Suministro

La importancia estratégica de la procura puede entenderse a través de sus cinco funciones principales.

1. Gestión de Costos

Esta es la forma más directa en que la procura impacta la rentabilidad de una empresa. El objetivo es reducir el Costo Total de Propiedad (TCO), no solo el precio inicial.

• Qué hacen: Negocian condiciones favorables, identifican soluciones rentables y analizan el gasto para encontrar oportunidades de ahorro.

• Ejemplo Real: En lugar de solo comprar granos de café al precio de mercado, el equipo de procura de una gran cadena de cafeterías negocia un contrato a largo plazo con un proveedor por un alto volumen de granos, asegurando un descuento del 15%.

2. Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)

Esta función implica construir y mantener alianzas sólidas y colaborativas con proveedores clave.

• Qué hacen: Monitorean el desempeño de los proveedores con KPIs, fomentan la comunicación abierta y trabajan con ellos en innovación conjunta y mejoras de procesos.

• Ejemplo Real: Un fabricante de automóviles realiza una revisión de negocio trimestral con su proveedor crítico de microchips para discutir la demanda futura, compartir hojas de ruta de nuevos productos y resolver juntos posibles desafíos de producción.

3. Control de Calidad

La calidad del producto final depende directamente de la calidad de los insumos. Procura es responsable de asegurar que todos los materiales y servicios adquiridos cumplan con los estándares de la empresa.

• Qué hacen: Establecen especificaciones de calidad para los proveedores, realizan auditorías a los proveedores e incluyen los estándares de calidad directamente en los contratos.

• Ejemplo Real: El equipo de procura de una empresa de chocolate gourmet especifica en su contrato que todos los granos de cacao deben ser "de origen único" y cumplir con una puntuación de calidad específica y medible, rechazando cualquier lote que no cumpla.

4. Gestión de Riesgos

Las cadenas de suministro modernas son vulnerables a las interrupciones. Procura actúa como la primera línea de defensa, identificando y mitigando riesgos potenciales.

• Qué hacen: Evalúan la estabilidad financiera de los proveedores, monitorean los riesgos geopolíticos y desarrollan planes de contingencia. Una estrategia clave es la diversificación de proveedores.

• Ejemplo Real: Para evitar una detención de la producción, el equipo de procura de una empresa de smartphones decide obtener un componente crítico para la pantalla de dos proveedores diferentes en dos países distintos. Si un desastre natural afecta a una región, pueden depender del otro.

5. Promover la Sostenibilidad y la Ética

Procura tiene el poder de impulsar los objetivos sociales y medioambientales de una empresa al hacer que la cadena de suministro rinda cuentas.

• Qué hacen: Evalúan a los proveedores por sus prácticas medioambientales y normas laborales justas, priorizan el abastecimiento de fuentes sostenibles y aseguran el cumplimiento de las leyes anticorrupción.

• Ejemplo Real: El equipo de procura de una marca de ropa exige que todos sus proveedores de telas proporcionen certificaciones que demuestren que utilizan algodón orgánico y libre de pesticidas, y que se adhieren a prácticas laborales justas en sus fábricas.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P1: ¿Cuál es la diferencia entre procura y gestión de la cadena de suministro?

La procura es una de las funciones clave dentro de la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM). La SCM es el campo más amplio que abarca toda la gestión de principio a fin del flujo de bienes, lo que incluye la procura, así como la logística, la fabricación y la gestión de inventario.

P2: ¿Qué es el "ciclo de procura"?

El ciclo de procura (o ciclo de la procura al pago) es la secuencia específica de pasos para una compra. Típicamente incluye la identificación de una necesidad, la creación de una solicitud de compra, la emisión de una orden de compra (OC), la recepción de los bienes, el procesamiento de la factura y la realización del pago.

P3: ¿Qué es el "abastecimiento estratégico"?

El abastecimiento estratégico (strategic sourcing) es un enfoque analítico y a largo plazo de la procura. En lugar de solo comprar bienes según sea necesario, implica un análisis profundo del gasto de una empresa, el mercado de proveedores y el costo total de propiedad para tomar las decisiones de abastecimiento más óptimas que se alineen con los objetivos del negocio.