¿Cómo Identificar Proveedores y Agencias Potenciales?

Respuesta Rápida: ¿Cómo se encuentran proveedores y agencias de marketing?

Encontrar al socio de marketing adecuado es un proceso estratégico que involucra 5 pasos clave: 1) Definir claramente tus necesidades creando un brief detallado, 2) Realizar una investigación para crear una "lista inicial" de socios potenciales, 3) Emitir una RFP para reducir el campo a una "lista corta", 4) Evaluar profundamente la lista corta revisando portafolios y referencias, y 5) Seleccionar al ganador y negociar un contrato final. Este enfoque estructurado asegura que elijas un socio que ofrezca el mejor valor, no solo el precio más bajo.

Primero, ¿Cuál es la Diferencia entre un Proveedor y una Agencia?

Antes de comenzar tu búsqueda, es importante entender la distinción entre un proveedor y una agencia en el contexto de marketing.

1- Proveedores:

• Rol: Proporcionan los bienes tangibles o herramientas específicas necesarias para el marketing.

• Ejemplos: Imprentas (para folletos), proveedores de artículos promocionales, proveedores de software de email marketing (ej., Mailchimp).

2- Agencias:

• Rol: Proporcionan servicios estratégicos y creativos.

• Ejemplos: Son los expertos que ejecutan las campañas de marketing.Agencias de publicidad creativas, agencias de marketing digital (para SEO/PPC), firmas de relaciones públicas (PR), empresas de gestión de eventos.

Esta guía te ayudará a encontrar al socio adecuado, ya sea un proveedor de bienes o una agencia de servicios.

Una Guía de 5 Pasos para Encontrar al Socio Perfecto

Vamos a recorrer los 5 pasos clave usando un ejemplo simple y consistente: una empresa que busca una agencia de producción de video para crear un nuevo video de marca.

Paso 1: Define Claramente tus Necesidades (Crea un Brief)

No puedes encontrar al socio adecuado si no sabes lo que estás buscando. El primer paso es crear un documento interno detallado, a menudo llamado brief creativo o declaración de requerimientos.

• Ejemplo: El equipo de marketing crea un brief especificando su necesidad de un video de marca de 2 minutos. El brief describe el público objetivo (profesionales jóvenes), el mensaje clave (innovación y sostenibilidad), los entregables requeridos (un video principal, tres versiones cortas para redes sociales), el presupuesto ($50,000 USD) y el plazo (a completarse en el cuarto trimestre).

Paso 2: Realiza una Investigación y Crea una "Lista Inicial"

Una vez que sepas lo que necesitas, comienza a investigar socios potenciales para crear una "lista inicial" de candidatos.

• Métodos de Investigación Clave:

  • Usa tu Red de Contactos: Pide recomendaciones a colegas y pares de la industria.

  • Explora en Línea: Usa LinkedIn, directorios específicos de la industria y motores de búsqueda para encontrar agencias. Revisa sus sitios web y trabajos recientes.

  • Asiste a Eventos de la Industria: Las ferias comerciales y conferencias son excelentes lugares para conocer a socios potenciales.

• Ejemplo: El equipo utiliza estos métodos para crear una lista inicial de 10 agencias de producción de video prometedoras que parecen tener el estilo creativo y la experiencia adecuados.

Paso 3: Emite una RFP para Crear una "Lista Corta"

Para comparar formalmente a los candidatos de tu lista inicial, les envías una Solicitud de Propuesta (RFP). Este documento contiene tu brief y pide a las agencias que presenten una propuesta detallando su enfoque creativo, equipo, cronograma y costos detallados.

• Ejemplo: El equipo envía la RFP a las 10 agencias. Basándose en la calidad de las ideas creativas y los presupuestos propuestos en las respuestas que reciben, reducen el campo a una lista corta de las 3 mejores agencias.

Paso 4: Evalúa Profundamente la Lista Corta

Aquí es donde realizas tu debida diligencia (due diligence) sobre los contendientes finales. Esto implica más que solo leer su propuesta.

• Acciones de Evaluación Clave:

  • Revisa los Portafolios en Detalle: Mira sus trabajos anteriores. ¿Son de alta calidad? ¿Han hecho proyectos similares?

  • Verifica las Referencias: Llama a sus clientes anteriores y pregunta sobre su experiencia. ¿Cumplieron con los plazos? ¿Se ajustaron al presupuesto? ¿Fueron colaborativos?

  • Conoce al Equipo: Organiza una reunión de "pitch" (presencial o virtual) para conocer al equipo que realmente trabajaría en tu proyecto. ¿Hay un buen ajuste cultural y una fuerte conexión creativa?

• Ejemplo: El equipo organiza reuniones de pitch con las 3 agencias preseleccionadas, revisa sus showreels y llama a dos referencias por cada agencia.

Paso 5: Selecciona al Ganador y Negocia el Contrato

Después de evaluar la lista corta, seleccionas al socio ganador. El último paso es negociar un contrato y un Alcance del Trabajo (SOW) detallado que describa claramente todos los entregables, plazos y condiciones de pago.

• Ejemplo: El equipo selecciona a la agencia que tuvo la idea creativa más convincente y un equipo fuerte y colaborativo. El departamento de procura luego negocia el contrato final y el proyecto comienza.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P1: ¿Qué es una RFI (Solicitud de Información) y en qué se diferencia de una RFP?

Una RFI es un documento menos formal que se utiliza antes de una RFP cuando tienes una lista muy larga de proveedores potenciales. Su objetivo es recopilar información general para ayudarte a crear una lista inicial más calificada. Una RFP es una solicitud más formal y detallada que se envía a una lista más corta de proveedores para obtener una propuesta específica para un proyecto específico.

P2: ¿Cuáles son los mayores errores a evitar al elegir una agencia?

Dos de los mayores errores son: 1) Enfocarse solo en el precio más bajo en lugar del mejor valor general (creatividad, calidad y servicio), y 2) No verificar las referencias, lo que puede llevar a asociarse con una agencia que tiene un historial de incumplir plazos o ser difícil de trabajar.

P3: ¿Funciona este proceso para compras más pequeñas?

Para compras más pequeñas y menos críticas (ej., comprar bolígrafos promocionales estándar), un proceso completo de 5 pasos no es necesario. Un proceso simplificado de obtener 2-3 cotizaciones de proveedores preaprobados suele ser suficiente. Este proceso detallado se reserva mejor para proyectos de abastecimiento estratégicos, de alto valor o de alto riesgo.